O que é um inventário?

A obrigatoriedade da comunicação do inventário às Finanças, passou a ser para todas as pessoas singulares e coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional e que possuam contabilidade organizada.

Esta comunicação tem de ser feita até dia 31 de janeiro, do ano seguinte.

Salientamos desde já que a partir de 2022, inclusive, os inventários terão de ser não só descritivos, como até agora, mas também quantitativos. Ou seja, têm de passar a ter o preço de custo unitário de cada produto.

O que é um inventário?

Um inventário consiste numa listagem detalhada dos bens detidos para venda no decurso ordinário da atividade da empresa. A listagem pode ser realizada de várias formas, mas tem obrigatoriamente que deter a informação da descrição dos produtos, quantidades e o seu preço unitário de custo.

Existem vários tipos de inventário, no entanto, os mais usuais são o inventário intermitente e o inventário permanente.

Quais os principais objetivos?

Este procedimento deve ser feito com vista a:

– Detetar os desvios devido a erros humanos ou do sistema;

– Detetar os produtos danificados ou fora de prazo de validade;

– Detetar o stock obsoleto (que tenham sofrido alterações ou tenham sido substituídos por outros);

– Analisar os produtos que desapareceram (pode dever-se a quebras, furtos ou outros incidentes).

Para as quebras e furtos devem ser seguidos determinados procedimentos fiscais junto da Autoridade Tributária.

O que é o inventário intermitente?

Este tipo de inventário é utilizado pelas pequenas empresas, através de um sistema informático simplificado ou de processos manuais, e atualiza os registos em intervalos periódicos (mensal, trimestral, semestral ou anual).

Sendo que proceder a estas contagens pode ser um processo demorado, a maioria das empresas acaba por fazê-lo apenas uma vez por ano, o que implica que os valores de stock nunca estejam atualizados ou precisos.

O que é o inventário permanente?

Por norma é realizado com o auxílio de um software ERP (software de gestão) que integra os movimentos de compras, guias de transporte, vendas ou devoluções, sempre com o registo automático dos movimentos de inventário. Desta forma, poderá saber a cada momento, qual o inventário da sua empresa.

O inventário permanente tem por base a identificação dos bens quanto à sua natureza, quantidade e custos, tendo como objetivo a verificação da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos. Ou seja, implica o registo informático de todas as movimentações de stock.

Este sistema aplica-se às empresas onde se verificam 2 destes 3 critérios:

– O valor total do balanço superior a 350.000€;

– O valor do volume de negócios líquido superior a 700.000€;

– O número médio de empregados durante o período superior a 10.

Quais as vantagens deste tipo de inventário?

– Permite identificar erros devido ao uso de tecnologia avançada;

– Permite uma otimização do processo de compra devido ao controlo de stocks;

– Permite uma melhor gestão de tempo devido aos processos automatizados;

– Permite obter informação em tempo real.

Quais as informações que devem constar num inventário?

No caso de um inventário manual, que pode ser feito através do excel, saiba que deve conter as seguintes informações:

– Código dos produtos;

– Código numérico;

– Descrição do produto;

– Preço unitário (de custo);

– Quantidade em stock;

– Tipo de produto;

– Unidade de medida;

– Total de valor do produto (preço unitário a multiplicar pela quantidade);

– Total do inventário (somar os totais de todos os produtos).

Qual a importância de um bom software na realização do inventário?

Existem determinados softwares de gestão que o permitem controlar os movimentos de stock com rigor e manter o seu inventário sob controlo, pois contabilizam todas as compras e vendas de cada produto.

Ao adotar um sistema destes, permite-lhe:

– Fazer a gestão dos preços: pode associar um preço a cada produto e fazer as variações de preços;

– Simplificar a gestão de artigos: pode criar fichas de artigos completas e organizadas;

– Saber que quantidades comprar: pode ter uma maior segurança na gestão de compras, sem desperdícios e sem falhas de stock;

– Acompanhar o inventário em todo o lado: pode faz a monitorização do inventário em qualquer lado;

– Ter valores de inventário cada vez mais baixos: pode aumentar a rotatividade dos produtos e diminui o risco de obsolescência técnica ou financeira.