Como Organizar os Documentos a Enviar para a Contabilidade

Um simples documento extraviado ou mal preenchido, representa perda de dinheiro e valor para a empresa.

Os empresários, sobretudo os das micro e pequenas empresas, podem perder muito tempo e dinheiro por falta de organização dos documentos contabilísticos. Estes têm como base servir de comprovativo de transações realizadas pela empresa e também para as movimentações financeiras ou outras, relevantes para o apuramento contabilístico e/ou fiscal.

Todos os movimentos de uma empresa produzem muita informação, sendo que, toda ela, terá de ter obrigatoriamente suporte documental. Em nome da transparência e da otimização das contas da empresa, cabe a cada empresário organizar-se e sincronizar-se com a contabilidade, de forma a garantir que tudo fica devidamente registado.

A papelada nunca acaba, contudo tem tendência a repetir-se mensalmente. Desta forma, é essencial criar uma rotina de organização dos documentos contabilísticos para a entregar na contabilidade. Vai ganhar tempo e dinheiro.

Segue-se uma lista de todos os documentos que deve enviar mensalmente para a contabilidade.

Rendimentos

• Ficheiro SAFT da faturação mensal;
• Notas de Crédito emitidas (devidamente assinadas e carimbadas pelo cliente);
• Outros documentos relacionados.

Gastos

• Faturas de compras mercadorias e/ou matérias-primas (deverá vir separado da restante documentação e devidamente assinaladas) – essencial para cálculo de CMV e inventário;
• Faturas de aquisição de ativos (deverá vir separado da restante documentação e devidamente assinaladas) – essencial para classificar corretamente os ativos da empresa;
• Faturas de FSE’s (rendas, eletricidade, ferramentas, serviços, seguros, material de escritório, etc);
• Recibos Verdes;
• Recibos e/ou faturas de renda.

Pessoal

• Recibos de salários devidamente assinalados pelos colaboradores.

Fiscais

• Guias de impostos (IRC, IVA, IMI, IUC, IRS, PPC, etc);
• Guias de taxas e contribuições (Segurança Social, Fundos de Compensação, etc).

Financeiros

• Folha de caixa juntamente com as respetivas despesas pagas por caixa;
• Extratos bancários (Depósitos à Ordem, Cartões de Crédito);
• Outros extratos (Paypal, Revolut, etc).

E perguntam-se para quando a documentação em formato digital e acabar com toda esta papelada interminável? Em breve, muito em breve…